Comment constituer un dossier ?

Constituer un dossier permet de retracer les faits, les démarches effectuées et leurs conséquences de manière chronologique, objective et documentée. Un dossier bien organisé peut être utile pour un signalement, une démarche auprès des représentants du personnel, de la médecine du travail, des organismes compétents ou dans le cadre d’une procédure juridique.

1️⃣ Conserver les preuves

Conservez tous les documents permettant d’établir les faits : courriers, courriels, SMS, comptes rendus d’entretien, convocations, évaluations, documents RH, décisions, témoignages, certificats et échanges avec l’employeur.

👉 Ne modifiez pas les documents originaux et conservez, lorsque cela est possible, leur date et leur contexte.

2️⃣ Établir une chronologie

Notez les événements dans l’ordre chronologique, avec pour chaque fait :

👉 La date ou période,

👉 Les personnes concernées,

👉 Les faits précisément constatés,

👉 Les éventuels témoins,

👉 Les démarches effectuées,

👉 La réponse ou l’absence de réponse de l’employeur,

👉 Les conséquences professionnelles ou personnelles (symptômes psychique et physique tels que désorientation, perte de mémoire, TMS, insomnie, etc…).

L’objectif est de décrire les faits sans les exagérer ni les interpréter, afin de permettre à un tiers de comprendre la situation.

3️⃣ Distinguer les faits, les preuves et les conséquences

Pour chaque événement, il peut être utile de créer trois colonnes :

👉Fait constaté → Pièce justificative → Conséquence → Elément matériel si existant

Cette méthode permet de vérifier rapidement que chaque affirmation importante repose sur un élément objectif.

4️⃣ Conserver les démarches effectuées

Gardez une trace de toutes vos démarches : signalements, alertes, demandes d’entretien, courriers de contestation, demandes de protection, demandes de reclassement, candidatures, réponses de l’employeur et relances.

Les absences de réponse ou les délais importants peuvent également être documentés lorsqu’ils sont pertinents.

5️⃣ Documenter les conséquences professionnelles

Le dossier peut également retracer l’évolution de votre situation professionnelle : postes occupés, changements de fonctions, mobilités, formations, évaluations, évolutions de carrière, périodes d’inactivité, candidatures, reclassement et difficultés rencontrées.

Cette reconstitution permet de mieux mettre en évidence une éventuelle rupture de parcours, une perte de responsabilités ou une absence d’évolution professionnelle.

6️⃣ Ne pas négliger les témoignages

Les témoignages de collègues ou de personnes ayant directement constaté les faits peuvent compléter les éléments documentaires. Ils doivent rester factuels et précis, en indiquant notamment ce que le témoin a personnellement vu ou entendu. Les témoignages constituent des éléments de preuve importants, mais ils doivent, lorsque cela est possible, être corroborés par des éléments objectifs et documentaires afin d’étayer les faits rapportés.

7️⃣ Organiser les pièces

Classez les documents et attribuez-leur un numéro :

• Pièce 1 – Courrier du…
• Pièce 2 – Courriel du…
• Pièce 3 – Compte rendu d’entretien du…
• Pièce 4 – Témoignage de…

Ajoutez un bordereau des pièces permettant de retrouver facilement chaque document.

⚠️ Un dossier solide ne repose pas uniquement sur le nombre de documents

L’objectif n’est pas de réunir le maximum de pièces, mais de construire un dossier cohérent, chronologique et vérifiable, permettant de comprendre la succession des événements et les démarches entreprises.

👉 Chez Stop Harcèlement Ferroviaire, nous encourageons chaque salarié à conserver les traces de sa situation et à ne pas rester seul face aux difficultés rencontrées.